9 Tips voor een goede car policy

Wat is een car policy?

Een car policy, ook wel bedrijfswagenpolicy of wagenparkpolicy genoemd, is een beleidsdocument dat alle rechten, plichten en afspraken rond het wagenpark bundelt en verduidelijkt.

Dergelijk document is niet enkel essentieel voor het bedrijf maar vermijdt ook onaangename verrassingen voor de werknemer. Want vaak speelt een bedrijfswagen een belangrijke rol bij de loononderhandelingen. Bij dergelijke alternatieve verloning maar ook wanneer een bedrijfswagen noodzakelijk is om een bepaalde functie te kunnen uitoefenen, zijn heldere afspraken op papier essentieel. Hierdoor biedt het document dat vaak wordt toegevoegd aan het arbeidsreglement en of arbeidsovereenkomst ook duidelijkheid in eventuele discussies met sociale inspectie en of fiscus.

Een car policy leidt op termijn niet enkel tot beperking van de schadelast en een verbetering van de verkeersveiligheid maar draagt rechtstreeks bij tot een bewuster en duurzamer gebruik van de (bedrijfs)wagen.

Wat kan ik best in een car policy opnemen?

• Toekenningscriteria: Voor welke functies stelt u bedrijfswagens ter beschikking van uw medewerkers? Op deze manier wordt het voordeel functiegebonden. Welk type wagen, categorie en budget worden voorzien al dan niet afhankelijk van de functie van uw medewerker? U vermeldt in uw car policy best wie eventueel de wagen bijkomend mag besturen en onder welke voorwaarden u dit toestaat.

• Afspraken bij afwezigheid, andere functie of vertrek: Mag de werknemer de wagen tijdens zijn (langere) afwezigheid verder gebruiken of moet hij de wagen tijdelijk inleveren zodat de collega’s de wagen kunnen gebruiken? Wat zijn de afspraken wanneer uw medewerker een andere functie opneemt binnen het bedrijf of het bedrijf verlaat?

• Beroepsgebruik vs privégebruik: Mag uw medewerker de wagen ook gebruiken voor privédoeleinden? En wat verstaat u onder privégebruik? Mag uw werknemer de wagen uitlenen, er onbeperkt mee rijden en wat vakanties in het buitenland? En hoe heeft u dit eventueel laten registreren binnen de autoverzekering?

• Gebruik tankkaart: Mag de tankkaart enkel gebruikt worden voor bedrijfswagens of mag uw medewerker er ook de wagen van de partner mee voltanken? En wat wanneer de werknemer met de wagen naar het buitenland op vakantie gaat?

• Procedure bij ongeval of schade: Wat moet uw werknemer doen in geval van schade aan de wagen of diefstal? Wie draait op voor de bijbehorende kosten? Vraagt u uw medewerker om u te verwittigen wanneer hij wordt beboet voor het rijden onder invloed of wanneer het rijbewijs (tijdelijk) wordt ingetrokken? Ook geeft u best de nodige informatie aangaande de verzekeringsformule en de eventuele franchiseregeling die bij het voertuig horen.

• Opties en accessoires: In welke mate mag uw medewerker dingen laten in-, aan- of ombouwen aan de wagen? Is bv. het plaatsen van een trekhaak, winterbanden of dakdragers toegelaten?

• Regeling bij opgelopen (verkeers)boetes: Betaalt u alle boetes ook al rijgt uw medewerker de boetes aan elkaar? Zijn er instructies rond gsm-gebruik, alcohol of drugsgebruik? Wat als er sprake is van verzwarende omstandigheden zoals bv. vluchtmisdrijf?
  Wanneer u als werkgever een boete van een werknemer betaalt zonder een terugbetaling te eisen, dan wordt het bedrag mogelijk beschouwd als een verloning onderhevig aan RSZ en belastingen.

• Sanctie- en evaluatiebeleid: Is er een sanctiebeleid in geval van verzwarende omstandigheden zoals bv. dronkenschap, risicovol rijgedrag of  vluchtmisdrijf? Wordt de schadefrequentie in kaart gebracht en opgevolgd samen met de boetes in een evaluatiebeleid? Of wordt er bijvoorbeeld voorzien in een individueel of collectief beloningsbeleid?

• Elektrisch voertuig opladen: wie kan / mag er zijn elektrisch voertuig wel / niet opladen op het werk? Om misbruik te vermijden (bv. gebruik elektrisch voertuig gebruiken als thuisbatterij) is dit een recente evolutie.

• Enz.