Hoe betwist u een factuur op een correcte manier? 6 tips

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: u opent de brievenbus of uw inbox, en daar is het, een factuur die volgens u niet klopt. Misschien is het bedrag hoger dan verwacht, heeft u de dienst niet gekregen zoals afgesproken, of is er gewoon een fout gemaakt. Wat nu? Het goede nieuws is dat u niet machteloos bent. U hebt namelijk het recht om een factuur aan te vechten. Maar hoe pakt u dat precies aan?

6 tips over hoe u dit het beste kunt doen om problemen te voorkomen:

1. Controleer eerst goed wat er fout is

Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar de eerste stap is om goed te controleren waar precies het probleem zit. Heeft u de volledige dienst of het product gekregen zoals afgesproken? Komen de kosten overeen met de offerte? Soms kan een fout in een factuur simpelweg een vergissing zijn die snel rechtgezet kan worden, en een telefoontje kan dan al voldoende zijn. Toch is het belangrijk dat u precies weet wat er mis is, voordat u de factuur gaat betwisten.

2. Schriftelijk protesteren is de sleutel

Als u eenmaal hebt vastgesteld dat er echt iets niet klopt, is het belangrijk om de leverancier of dienstverlener schriftelijk op de hoogte te stellen van uw bezwaar. Een telefoongesprek kan handig zijn, maar zorg ervoor dat u het altijd schriftelijk bevestigt. Dit kan bijvoorbeeld via e-mail of, als u het echt goed wilt aanpakken, via een aangetekende brief. Zo hebt u altijd bewijs dat u de factuur hebt betwist.

Wat moet er in de brief staan?

Zorg ervoor dat u altijd het factuurnummer, de datum en het bedrag vermeldt. Beschrijf duidelijk wat er volgens u niet klopt en waarom. Bijvoorbeeld:
“Op de factuur staat een bedrag van €600, maar we hebben eerder een bedrag van €500 afgesproken.”

Het is ook handig om een voorstel te doen voor een oplossing. Bijvoorbeeld dat u alleen bereid bent het afgesproken bedrag te betalen.

3. Wacht niet te lang

Tijd is in dit soort situaties van groot belang. Als ondernemer moet u binnen een ‘redelijke termijn’ reageren, wat vaak betekent dat u binnen enkele weken moet laten weten dat u de factuur betwist. Voor consumenten is de wet iets minder strikt, maar ook voor hen geldt: hoe eerder u actie onderneemt, hoe beter. Veel leveranciers hebben bovendien in hun voorwaarden staan dat u binnen 14 dagen moet reageren. Dat is dus iets om goed in de gaten te houden.

4. Moet u de factuur betalen als u die betwist?

Dit hangt er een beetje vanaf. Als u het niet eens bent met de volledige factuur, is het meestal het beste om niets te betalen totdat het probleem is opgelost. Een betaling kan namelijk worden gezien als een stilzwijgende aanvaarding van de factuur. Maar als u slechts een deel van de factuur betwist, kunt u het niet-betwiste deel alvast betalen. Vermeld dan bij de betaling dat het gaat om het deel waarmee u akkoord bent.

Een voorbeeld van een betalingsopmerking:

“Deze betaling betreft het niet-betwiste deel van factuur 12345.”

Op die manier voorkomt u misverstanden en toont u aan dat u niet zomaar de hele factuur accepteert.

5. Hoe kunt u factuurproblemen in de toekomst vermijden?

Voorkomen is beter dan genezen, zoals het gezegde luidt. En dat geldt zeker voor factuurproblemen. Hier zijn een paar tips om problemen te voorkomen:

• Vraag om een duidelijke offerte of prijsopgave vooraf. Zo weet u precies wat u kunt verwachten en komen er achteraf geen verrassingen.
• Lees de algemene voorwaarden goed door. Veel mensen slaan dit over, maar het kan u veel problemen besparen als u weet wat de regels zijn rond betalingen en betwistingen.
• Bewaar altijd alle correspondentie. Dit klinkt misschien als overkill, maar het is handig om een dossier bij te houden van offertes, bestelbonnen, leveringsbewijzen, enzovoort. Zo kunt u altijd bewijzen wat er was afgesproken.

6. Wat te doen als de leverancier niet reageert?

Soms kan het gebeuren dat u een factuur hebt betwist, maar de leverancier niets van zich laat horen. Dat is vervelend, maar geen reden om te panikeren. Stuur een tweede bericht of herinnering waarin u nogmaals uw bezwaar aangeeft. En als het probleem echt blijft voortduren, kan het verstandig zijn om juridisch advies in te winnen.

Hulp nodig?

Een factuur betwisten hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het kan wel stressvol zijn als u niet zeker weet hoe u het moet aanpakken. Heeft u vragen of weet u niet goed waar te beginnen? Geen zorgen, wij staan klaar om u te helpen. Neem gerust contact met ons op en we bekijken samen hoe we dit het beste kunnen oplossen.

Het belangrijkste advies: blijf rustig, handel snel en zorg ervoor dat u alles schriftelijk vastlegt. Op die manier kunt u een hoop problemen voorkomen en krijgt u hopelijk snel duidelijkheid over uw betwiste factuur.

Een uitgebreide onafhankelijke rechtsbijstand kan soelaas brengen om u bij te staan indien nodig. Vraag hieronder vrijblijvend uw offerte aan: