Een ongeval waarbij een werknemer onder invloed van alcohol met een bedrijfswagen betrokken is, kan een nachtmerrie zijn voor u als werkgever. Naast de juridische en financiële gevolgen brengt dit ook morele en praktische vraagstukken met zich mee. Wat zijn uw rechten en plichten in zo’n situatie? Hoe voorkomt u in de toekomst dat dit gebeurt? En hoe pakt u het aan als het toch gebeurt? In dit artikel bieden we concrete antwoorden en nuttige tips.

Hoe voorkomt u problemen met bedrijfswagens?

Het voorkomen van dit soort situaties begint met heldere afspraken. U doet er goed aan om duidelijke regels op te nemen in zowel een Car Policy als het arbeidsreglement van uw onderneming. Dit zijn essentiële documenten die zorgen voor helderheid bij uw werknemers én bescherming voor uw bedrijf.

Wat is een Car Policy?

Een Car Policy is een document waarin u als werkgever alle afspraken over het gebruik van bedrijfswagens vastlegt. Het is een richtlijn waarmee u mogelijke problemen voorkomt, en tegelijk de verantwoordelijkheid en rechten van uw werknemers definieert. Een goede Car Policy bevat minstens de volgende zaken:

• Verbod op rijden onder invloed: Stel heel duidelijk dat het verboden is om een bedrijfswagen te besturen onder invloed van alcohol of andere middelen.
• Sancties bij overtreding: Leg vast welke maatregelen worden genomen als een werknemer de regels overtreedt, zoals waarschuwingen, inhouding op het loon of zelfs ontslag.
• Aansprakelijkheid bij schade: Beschrijf wie verantwoordelijk is voor de kosten bij schade door bijvoorbeeld roekeloos rijgedrag of rijden onder invloed.

Hierbij kan uw sociaal secretariaat (Accuria, Acerta, Attentia, Besox, Easypay, Liantis, Partnea, Xerius, …), juridische dienst of leasing firma u mogelijk bij helpen. Voka (Vlaams netwerk van ondernemingen) stelt een voorbeeld ter beschikking, net als leasingmaatschappij Lizy.

Het arbeidsreglement aanvullen

Uw Car Policy is enkel waterdicht als de sancties ook in het arbeidsreglement staan. Wettelijk gezien kunt u namelijk alleen disciplinaire maatregelen opleggen die opgenomen zijn in dit reglement. Zorg daarom dat beide documenten op elkaar afgestemd zijn.

Wat doet u als het ongeval al heeft plaatsgevonden?

Een ongeval met een bedrijfswagen is een stressvolle situatie voor zowel u als de werknemer. Toch is het belangrijk om kalm te blijven en snel actie te ondernemen. Hier zijn de belangrijkste stappen die u moet nemen:

1. Controleer of het ongeval tijdens werk- of privétijd plaatsvond

Het tijdstip en de aard van het ongeval zijn bepalend voor de vraag wie aansprakelijk is.

• Tijdens werktijd:
  Als het ongeval gebeurde terwijl de werknemer zijn werk uitvoerde, is de werkgever doorgaans burgerrechtelijk aansprakelijk voor schade aan derden. Vaak wordt deze schade gedekt door de WAM-verzekering (Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering Motorrijtuigen). Maar als de werknemer onder invloed reed, kan dit worden beschouwd als een zware fout. In dat geval kunt u als werkgever proberen de schade op de werknemer te verhalen.
• In privétijd:
  Vond het ongeval plaats terwijl de werknemer de wagen voor privédoeleinden gebruikte, dan ligt de aansprakelijkheid meestal bij de werknemer. Schade aan de bedrijfswagen en aan derden wordt in dit geval door de werknemer zelf gedragen, tenzij anders afgesproken in de Car Policy.

2. Meld het ongeval bij de verzekeraar

Bij elk ongeval is het belangrijk om uw verzekeraar onmiddellijk in te lichten. De WAM-verzekering dekt normaal gezien schade aan derden, zelfs als de bestuurder onder invloed was. Controleer ook of uw omniumverzekering schade aan de bedrijfswagen dekt en bespreek mogelijke stappen met uw verzekeringsagent.

3. Onderneem actie tegen de werknemer

Afhankelijk van de ernst van het incident kunt u sancties opleggen, zolang deze in uw Car Policy en arbeidsreglement staan. Mogelijke sancties zijn:

• Een schriftelijke waarschuwing;
• Tijdelijke of permanente intrekking van de bedrijfswagen;
• Ontslag om dringende reden, in ernstige gevallen.

Bij ontslag om dringende reden is het belangrijk om goed te documenteren waarom het gedrag van de werknemer een ernstige vertrouwensbreuk inhoudt. Raadpleeg altijd een advocaat of juridische expert om te bepalen of dit in uw situatie gerechtvaardigd is.

Mag u een werknemer verplichten tot een alcoholtest?

U mag niet zomaar een werknemer verplichten om een alcoholtest te ondergaan. Volgens cao nr. 100 moet elk bedrijf een alcohol- en drugspreventiebeleid hebben, waarin onder andere wordt vastgelegd wanneer en hoe testen kunnen worden uitgevoerd. Dit beleid moet in het arbeidsreglement worden opgenomen en moet duidelijke richtlijnen bevatten, zoals:

• Welke soorten testen uitgevoerd mogen worden, bijvoorbeeld een ademtest;
• Wie de testen mag uitvoeren, bijvoorbeeld een arbeidsarts;
• Wat de mogelijke gevolgen zijn bij een positieve test.

Het uitvoeren van alcoholtesten moet altijd met toestemming van de werknemer gebeuren en mag niet in strijd zijn met de privacywetgeving. De resultaten van dergelijke testen kunnen namelijk worden beschouwd als gevoelige persoonsgegevens onder de AVG.

Wie is aansprakelijk?

De aansprakelijkheid bij een ongeval hangt af van verschillende factoren. Hier is een overzicht:

• Tijdens werktijd: De werkgever is burgerrechtelijk aansprakelijk voor schade aan derden, maar kan proberen de kosten te verhalen op de werknemer als deze onder invloed was en een zware fout beging.
• In privétijd: De werknemer is zowel strafrechtelijk als burgerrechtelijk aansprakelijk. Schade aan de bedrijfswagen en aan derden wordt in dat geval niet door de werkgever gedragen.

Het is belangrijk dat u als werkgever altijd binnen 15 dagen de identiteit van de bestuurder kunt doorgeven aan de bevoegde instanties, zoals vereist door artikel 67ter van de Wegverkeerswet. Het niet naleven van deze verplichting kan resulteren in een zware boete.

Bescherm uw bedrijf tegen risico’s

Voorkomen is beter dan genezen. Met een paar eenvoudige stappen kunt u als werkgever al veel problemen voorkomen:

• Stel een duidelijke Car Policy op: Neem expliciete regels op rond het gebruik van bedrijfswagens, inclusief sancties en aansprakelijkheid.
• Implementeer een alcoholbeleid: Dit moet deel uitmaken van het arbeidsreglement en geeft u een kader voor het omgaan met alcohol- en drugsgerelateerde situaties.
• Controleer uw verzekeringen: Zorg ervoor dat uw WAM-verzekering en eventuele omniumdekking in orde zijn, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.
• Identificeer altijd de bestuurder: Zorg dat u aan uw wettelijke verplichting voldoet en tijdig de identiteit van de bestuurder doorgeeft bij een overtreding of ongeval.

Samenvattend

Een dronken ongeval met een bedrijfswagen is een complexe en vervelende situatie. Door duidelijke afspraken te maken en de nodige preventieve maatregelen te nemen, kunt u de impact beperken. Heeft u een ongeval waarbij een werknemer betrokken is, blijf dan kalm, volg de juiste stappen en zorg dat u juridisch onderbouwde beslissingen neemt.

Heeft u hulp nodig bij het opstellen of aanpassen van uw Car Policy of arbeidsreglement? Of twijfelt u over de juiste aanpak na een incident? Neem gerust contact met ons op. Wij begeleiden u graag!